Goedkeuren kunt u automatiseren

9 Jul

U kent het wel: u wilt een aankoopfactuur boeken, maar die moet eerst goedgekeurd worden. U print de factuur, brengt ‘m naar diegene die een krabbel moet zetten en vervolgens … niets. Na een tijdje weet niemand meer of de factuur al getekend is of niet en met een beetje pech begint het hele goedkeuringsproces weer opnieuw.

Dat gaan we vanaf nu anders doen! Want precies hiervoor zijn handige goedkeuringsflows aan te maken in DizzyData. Elke aankoopfactuur is dan formeel goedgekeurd voordat die vrijgegeven wordt voor betaling. Wat een gemak!

Hoe stelt u het in?

Elke onderneming in DizzyData krijgt een eigen goedkeuringsworkflow. Zo’n workflow bestaat uit één of meer regels gebaseerd op vijf dimensies: bedrag, leverancier, grootboekrekening, kostenplaats en project. Deze vijf zijn ook te combineren, bijvoorbeeld: leverancier X bij bedragen hoger dan €1000.

Vervolgens legt u vast wie moet(en) goedkeuren. U kunt daarbij kiezen uit alle gebruikers binnen DizzyData met goedkeuringsrechten én met toegang tot die specifieke onderneming. U kunt drie goedkeuringsniveaus inrichten en ook meerdere personen aan een goedkeuringsniveau toevoegen. Bovendien stelt u dan eenvoudig in of beide personen de factuur moeten goedkeuren of een.

Hoe keurt u goed?

Als goedkeurder krijg u als u wilt elke ochtend een e-mail met de facturen die klaar staan om  goed te keuren. Ook in het DizzyData werkoverzicht ziet u per administratie om hoeveel facturen het gaat.

In het goedkeuringsscherm kiest u voor ‘goedkeuren’ of ‘afkeuren’. In het eerste geval wordt de factuur definitief geboekt of gaat hij naar het volgende goedkeuringsniveau. Bij afkeuren wordt de factuur op ‘on hold’ gezet. Die functie is handig als u nog in afwachting bent van een bestelling. Door nog een keer op de rode knop te klikken, waarin nu ‘verwijderen’ staat, gaat de factuur definitief weg.

U ziet op het scherm wie er eventueel na u nog moet(en) goedkeuren. In het notitieveld kunt u mededelingen typen voor de volgende. In de stempel op de geboekte factuur leest u de notitie(s) terug.

Wilt u weten wat alle mogelijkheden zijn? Neem dan contact met ons op.

Geef een reactie

Je e-mailadres zal niet getoond worden. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

Probeer DizzyData nu gratis & vrijblijvend!

Probeer nu!